Conseil départemental

Des outils pour avancer…Poursuivez vos activités associatives à distance

mis à jour le 20/04/2020

Que vous soyez débutant.e ou initié.e aux outils numériques, vous l’aurez compris, la période est propice aux échanges virtuels ! Il en existe beaucoup.

Voici une page où glaner des infos

Ne perdez pas contact avec vos bénévoles et partenaires

Confinement oblige, vos réunions peuvent s’organiser à distance, étape par étape :

  • Choisissez un outil de visioconférence ou à minima d’audioconférence : Zoom, Skype, HangOuts,Appear.in, Framatalk, Ekiga, Mumble, Jitsi…
  • Utilisez un outil de sondage en ligne pour définir les dates de réunions qui conviennent à chaque membre : Doodle, Google Forms, Framadate…
  • Programmez une occurrence dans vos agendas respectifs et respectez l’horaire afin de ne pas mettre en « sommeil » l’activité de l’association
  • Dressez un ordre du jour mais laissez du temps pour favoriser les échanges informels…qui sont précieux ces temps-ci !

Si vous n’êtes pas à l’aise avec les outils de visio et d’audioconférence, il reste les messageries instantanées, comme WhatsApp, HangOuts, Facebook, Slack, Framatalk… Le risque ? Se noyer dans les échanges et perdre en efficacité.

Partagez vos documents en ligne

Utilisez des outils de gestion des documents, comme Google Drive, Dropbox, iCloud, OneDrive ou Framadrive, pour les stocker et les partager, en particulier lorsque vous en avez un nombre important ou que ceux-ci sont des fichiers lourds. Ainsi, vous pourrez avoir un espace de stockage commun, même à la suite d’un renouvellement de l’équipe dirigeante.

Rédigez à plusieurs un même document

Travaillez à plusieurs sur un unique document et évitez les versions multiples: les éditeurs de texte collaboratifs comme Framapad ou Google Doc vous permettent d’être plus efficaces dans la rédaction de documents. Vous pouvez voir les remarques et annotations des autres membres de l’association et finaliser ensemble vos statuts, vos rapports d’activité, vos procès-verbaux d’assemblée générale…

Protégez vos données

Si le contexte actuel vous amène à utiliser plus que d’habitude les outils numériques, ne faites pas l’impasse sur la protection de vos données associatives et les données personnelles des membres qui gravitent autour de l’association.

Soyez vigilantes et vigilants quant à vos échanges d’informations confidentielles et/ou personnelles, sécurisez les données personnelles des membres et informez en toute transparence de vos intentions.

Pour être au clair, lisez notre article sur la Matinale sur le Règlement général sur la protection des données (RGPD) organisée en mai 2019 et adoptez les bons réflexes publiés sur le site de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.

Pour aller plus loin…les outils libres sont vos amis

Un outil libre se caractérise par la possibilité de l’utiliser et de le modifier sans limite, par opposition aux outils propriétaires : on cite souvent les outils proposés par Google, Facebook ou encore Microsoft.

Attention, le statut libre de l’outil ne vaut pas gratuité ! Certains outils libres sont payants et inversement, certains outils propriétaires sont gratuits.

Vous pouvez trouver toutes les fonctionnalités utiles à la communication à distance et à la gestion associative à distance dans de nombreux outils libres et gratuits et ainsi promouvoir un numérique alternatif.

Si vous avez l’habitude d’utiliser les outils propriétaires, c’est tout à fait normal : continuez avec les outils avec lesquels vous êtes à l’aise. Quand vous le souhaiterez collectivement, prenez le temps de vous familiariser avec les outils libres en temps voulu.