Conseil départemental

Les conseils de Proj’aide pour organiser un événement

mis à jour le 30/09/2020

Alors que le contexte sanitaire est encore très incertain, les organisateurs d’initiatives et d’événements se posent milles questions et ne savent pas toujours comment faire. Alors organiser des initiatives d’accord, mais sans bruler les étapes et sans rien oublier !

Avant de penser « événement » il faut penser « cahier des charges »

Comment réaliser cet événement ? Est-ce que le lieu convient aux activités ? Avons-nous les fonds nécessaires pour l’organiser ? Comment respecter les mesures sanitaires ? Autant de questions auquel répondra le cahier des charges. Il permet d’étudier la faisabilité du projet et de garantir aux partenaires de bonnes conditions de réalisation. Il permet d’/de :

  • Identifier le projet d’événement avec des questions simples : qui ? Quoi ? Quand ? Où ? Pour quelle raison ce projet devrait voir le jour ?
  • Analyser l’environnement du projet, de déterminer les contraintes de réalisation et de mesurer ses forces et faiblesses
  • Définir des objectifs à atteindre : gagner en visibilité, trouver des bénévoles, obtenir des dons, etc.
  • Déterminer un programme complet
  • Attribuer les missions en fonction des compétences de chacun
  • Réaliser un rétroplanning avec des échéances précises
  • Réaliser un budget prévisionnel avec toutes les dépenses estimées

Préparer l’événement comme il se doit

Il vous est conseillé de mettre en place des commissions sur les thèmes suivants :

  • La gestion administrative (inscription, information),
  • La communication (prise de contact médias, invitations),
  • Les aspects techniques (organisation opérationnelle),
  • Les aspects budgétaires,
  • La logistique (demandes d’autorisation, questions matérielles et de sécurité)

Pendant l’événement

• Se mettre en ordre de bataille, faire un briefing, accueillir les invités, coordonner le tout…

• Installer le matériel et le désinstaller, assurer la logistique…

• Animer la stratégie de communication dédiée au jour-J, prendre des photos…

• Faire les comptes de la journée

Après l’évènement

Ne pas oublier d’évaluer l’événement grâce à l’élaboration d’un questionnaire de satisfaction ou d’un recueil de témoignages, en adéquation avec les objectifs que vous vous êtes fixés et les publics que vous visez.

Cette étape est essentielle pour comprendre les raisons du succès de votre initiative ou identifier les pistes à améliorer, et par la suite, pour valoriser votre initiative ainsi que les personnes qui y ont participé. Vous pourrez notamment ajouter les résultats de votre évaluation dans votre rapport d’activité annuel.

Mesures sanitaires

Le virus étant toujours présent, il est important de garantir la sécurité de toutes les participantes et participants à votre événement en mettant en place les conditions idéales de respect des gestes barrières et en rappelant ces derniers : à l’oral, en affichage et à l’écrit dans vos invitations par exemple.

Dans le Val-de-Marne, depuis samedi 26 septembre et jusqu’au vendredi 9 octobre minuit, les événements réunissant plus de 1000 personnes sont interdits et ceux réunissant plus de 10 personnes sur la voie publique et dans les lieux ouverts au public sont interdits.

De même, dans les salles des fêtes et salles polyvalentes, seules les activités associatives, professionnelles ou cultuelles ne présentant aucun caractère festif sont autorisées.

Ces mesures sont évolutives en fonction de la situation sanitaire : vous pouvez vous informer sur le site de la préfecture du Val-de-Marne.

Si vous êtes dans l’un des cas autorisés, il vous faut donc proposer un espace pour se laver les mains ou du gel hydroalcoolique, faire respecter la distance d’au moins 1 mètre entre chaque personne ainsi que le port du masque.

Pour plus d’informations et pour échanger avec les autres associations, inscrivez-vous à la formation « Organiser un événement » du mercredi 14 octobre.