Conseil départemental

Tenir une assemblée générale à distance : conseils et outils

mis à jour le 19/01/2021

Les responsables associatifs ont dû, depuis mars dernier, adapter leur activité et leur fonctionnement, et vous êtes encore nombreux à vous interroger sur l’organisation d’une assemblée générale à distance. Si c’est une première pour vous, voici quelques conseils et outils pour réussir votre passage au numérique.

Les règles en vigueur de tenue des assemblées générales

En période « habituelle », la loi de 1901 ne prévoit pas d’obligations en matière d’assemblée générale. Ce sont vos statuts qui déterminent les règles de tenue d’AG, et vous devez les respecter !

Depuis le premier confinement en mars 2020, le gouvernement a proposé des règles dérogatoires. L’ordonnance 2020-321, suivi du décret du 29 juillet 2020, prolongé jusqu’au 30 novembre 2020, et à nouveau  jusqu'au 1er avril 2021 permet d’organiser une AG à distance même si vous ne l’avez pas prévu dans vos statuts associatifs. 

Il est donc possible d’utiliser ces moyens techniques de visioconférence ou de téléphonie.

En revanche, ces textes ne permettent pas de déroger aux autres règles prévues dans vos statuts. Par exemple, vous ne pouvez pas annuler ou décaler l’assemblée générale si elle doit se tenir à une période précise, ou vous ne pouvez pas utiliser le vote par correspondance si vos statuts ne l’indiquent pas.

 

Les conseils et les outils pour réussir son assemblée générale à distance

Tenir son assemblée générale à distance, ce n’est pas si simple !  Voici 7 conseils et quelques suggestions d’outils numériques pour la préparer, pas à pas.

A noter que les outils proposés peuvent être libres ou protégés, gratuits ou payants : à vous de choisir en fonction de vos sensibilités et de votre budget.

  • Repenser le format et la durée de l’assemblée générale

Elle doit être plus courte et dynamique pour éviter de perdre l’attention des participants.

  • S’assurer de la présence des participants à l’assemblée générale

Avoir une base de données des personnes à inviter.

Demander aux participantes et participants de s’inscrire en amont de la réunion et les comptabiliser le jour J.

Outils de formulaire : framaforms, surveymonkey, googleforms…

Outils de signature électronique : Docusign, Hellosign

  • Prévoir les modalités de vote

Vous devez prévoir les modalités de vote dématérialisé (à main levée, par vote électronique).

Outils de vote en ligne : Loomio, Balotilo

Outils de vote par courriel (emailing) : assoconnect, mailchimp, sendinblue

Outils de questionnaires/sondages : framaforms, surveymonkey, googleforms…

  • Définir les rôles de chacun (l’équipe d’organisation)

Qui gère le temps ?

Qui est le « maître de cérémonie » ?

Qui suit la conservation et les questions sur le chat ?

  • Tester les outils de la réunion en amont

Cela évite des difficultés le jour J !

Outils de visioconférences (libres, payants) : Framatalk, Zoom, Teams, Meet…

  • Bien présenter les règles des réunions à distance aux participants

Couper son micro, utiliser le chat…

  • Rendre l’assemblée générale conviviale

Ouvrir la réunion avant le démarrage pour discuter et prendre des nouvelles

Inviter les participantes et participants à interagir (questions, quizz, temps d’échanges prévus…)

 

En conclusion, c’est peut-être le moment de réfléchir à vos statuts et de revoir les modalités de tenue d’assemblée générale !